Digitale Veranstaltungen§ 

Nicht erst seit der Corona-Pandemie arbeiten wir synchron digital: Teams und Kolleg/innen treffen sich in virtuellen Räumen zu Besprechungen und zum wissenschaftlichen Austausch. In Zeiten von Ausgangsbeschränkungen sind solche Formate dominierend.

Dies wird Einflüsse auf die Zukunft haben: Es ist damit zu rechnen, dass digitale Veranstaltungen zunehmen werden - aus diversen Motivationen: Reisekosten sparen, Abwesenheiten vermindern im Sinne von Dienststelle und Familie, Umweltschutz. Digitale Formate erlauben zudem das längere Vorhalten und Archivieren von Beiträgen sowie die Teilnahme eines größeren Kreises an Interessierten.

Das eröffnet Chancen, ist aber auch mit einem veränderten Aufwand verbunden. Was Sie für Ihre digitate Veranstaltung beachten sollten, zeigt Ihnen dieser Leitfaden auf. Bei Detailfragen können Sie sich gerne an das KompetenzwerkD wenden.

Call for Papers/Abstracts/Contributions§ 

Ihrem Zeitplan kommt in Ausnahmesituationen eine gesteigerte Bedeutung zu. Im Idealfall fragen sie ca. 3-4 Monate vor einer kleineren Veranstaltung um Abstracts und Vortragstitel. Bei internationalen und größeren Konferenzen, Veranstaltungen mit Begutachtung der Einsendungen, Prä-Publikationen können es 6-12+ Monate sein.

Wichtig ist es, die einzelnen Zeitabschnitte von Call for Papers bis Publikation klar zu kommunizieren.

Vermittlungsformen§ 

Auch im digitalen Raum können Sie klassische Vermittlungsformen wie Vorträge, Responses dazu, Panels, Diskussionen, Podiumsdiskussionen und Posterpräsentationen/Posterslams stattfinden lassen.

Was Sie davon wie umsetzen, hängt von Ihren technischen Voraussetzungen/Tools und der Affinität Ihrer Zielgruppe statt. Bei lebhaften, schnell wechselnden Formaten lohnt es sich, einen Teil vorzuproduzieren, z. B. einen Posterslam oder einzelne Vorträge. Die Diskussion sollte dann live (synchron) sein.

Gerade bei Vorträgen und Vortragsreihen ohne viel Interaktion mit dem Publikum lohnt sich eine asynchrone Arbeitsweise, also eine Vorab-Produktion.

Live ist live - mit allen Vor- und Nachteilen (Lampenfieber, Angewiesensein auf die Technik und Netzstabilität).

Neue, digitale Vermittlungsformen sind Chats. So kann eine Experten- oder Podiumsdiskussion auf einem Pad stattfinden. Die Sprecher*innen schreiben dann und nehmen aufeinander Bezug. Später können Sie die Diskussion öffnen. Bei vielen Gästen lohnen sich mehrere Pads, manche wie Cryptpad oder Pad.Riseup stürzen mit mehr als 10 Gästen schnell ab (z. B. Etherpad, Pentapad, Slack kommen auch mit 50 Gästen klar). Auch die Chat-Funktion eines Videotools kann genutzt werden. Beispiel für einen Chat: das "Logbuch Corona" auf dem Wissenschaftsportal L.I.S.A.

Allgemeine Hinweise§ 

  • Zeitpläne aller Art sind wichtig: Da sie eventuell mit mehr und anderem Publikum rechnen können, ist eine korrekte Kommunikation der Phasen Ihrer Veranstaltung wichtig.
  • Mehr Bedeutung kommt ihrer gut gepflegten Website und ihren weiteren Kanälen zu (Twitter, Facebook etc.). Dort informieren sich ihre Gäste hauptsächlich. Teilen Sie ggf. Verantwortlichkeiten auf und sorgen Sie dafür, schnell dort aktiv werden zu können. Dafür können Sie vielleicht auf Poster, Postkarten, Aushänge etc. verzichten.
  • Kündigen Sie Ihre Veranstaltungen auf einschlägigen Verteilern, Blogs, Fachorganen, Fachverbänden rechtzeitig an. Wenn Sie keine Teilnehmer/innenbeschränkung haben, können Sie Ihre Einladung hier ruhig breit streuen und auch über entsprechende Verlinkungen und Hashtags in den sozialen Medien streuen. Sie können dies als Gelegenheit nutzen, neue Interessenten gerade aus anderen Disziplinen, Regionen und für Citizen Science zu nutzen.
  • Machen Sie Ihren Gästen vorab Handouts und weitere Materialen rechtzeitig zugänglich.
  • Geben Sie auch die Zeitzone an, insbesondere, wenn Sie internationale Teilnehmer/innen haben. Beachten Sie, dass die Wechsel auf Sommer- oder Winterzeit nicht weltweit einheitlich am gleichen Wochenende erfolgen. Ihre Gäste sind dankbar für Hinweise darauf, falls zutreffend.
  • Achten Sie auf eine Zeitzone, die allen Gästen gut passt.
  • Halten Sie sich an Ihre Zeitpläne, insbesondere während der Veranstaltung. Viele Gäste werden sich gezielt zu bestimmten Vorträgen einwählen. Bleiben Sie also strikt im Zeitplan und vermeiden kurzfristige Verschiebungen einzelner Beiträge ohne rechtzeitige Ankündigung.
  • Planen Sie Puffer ein für mögliches Troubleshooting
  • Viele Teilnehmer/innen loggen sich 5-10 Minuten vor Beginn der Veranstaltung, manche sogar bis zu 30 Minuten früher ein. Wenn Sie noch Vorbereitungen zu tun und Dinge zu besprechen haben (z. B. mit Referent/innen, Chairs), erstellen Sie sich einen weiteren digitalen "Backstage"-Raum.
  • Als Administrator können Sie Audio und Video der Teilnehmer/innen deaktivieren. Machen Sie davon während der Vorträge Gebrauch, um Störgeräusche zu minimieren.
  • Digitale Konferenzen können anstrengender als Präsenzveranstaltungen sein, insbesondere für Organisator/innen und Referent/innen. Achten Sie auf ausreichende Pausen.
  • Strecken Sie ggf. Ihre Veranstaltung. Manche Ihrer Teilnehmer/innen wählen sich von zu Hause ein und haben dort Verpflichtungen. Manche Workshops, die sonst an einem Tag absolviert werden, wurden kürzlich mit guten Erfolg in zwei halben Tagen durchgeführt.
  • Haben Sie im Organisator/innenkreis immer interne Dokumente für sich offen mit einer Checkliste für Plan B, Notfallnummern, dem genauen Ablauf usw., damit es im Zweifelsfall schnell gehen kann.
  • Als Organisator*innen können Sie nebenbei einen weiteren Chat betreiben (in vielen Videotools verfügbar). Oder Sie bleiben per Etherpad oder per Handy (Signal oder ähnliche Messengerdienste) in Verbindung.
  • Zettel und Stift für Notizen geht oft schneller als Tippen.

Tools für synchrone Formate§ 

Wir haben in unserem Leitfaden "Digitales Arbeiten" zahlreiche Tools getestet und vorgestellt. Hier sind unsere Favoriten:

  • für kleine Gruppen (max. 20 Gäste, besser kleinere Gruppen): DFN Conftool (Login erforderlich). Guter Datenschutz, arbeitet browserbasiert, etwas störungsanfällig
  • dito: Jitsi (open source). Browserbasiert, manche Institutionen betreiben lokale Instanzen
  • für größere Gruppen: Big Blue Button (open source). Browserbasiert, manche Institutionen betreiben lokale Instanzen
  • Profitool für umfangreiche Veranstaltungen mit zahlreichen Formaten (mit bis zu tausenden Gästen): Adobe Connect/Pexip. Datenschutz und Angebote je nach Lizenz/Anpassung, läuft recht stabil, besser in einer App/heruntergeladenen Software zu benutzen als im Browser, darin lassen sich mehrere Chats, Videos usw. einbinden
  • Caveat: Zoom (kommerziell, möglichst über eine Lizenz nutzen wegen der Datenschutzprobleme). Läuft recht stabil auch bei größeren Gruppen, Installation einer App/Software empfohlen, Nutzung im Browser möglich.
  • Dito: Microsoft Teams (kommerziell, möglichst über eine Lizenz nutzen wegen der Datenschutzprobleme). Läuft recht stabil auch bei größeren Gruppen, Installation einer App/Software empfohlen, Nutzung im Browser möglich.
  • Dito: Cisco Webex (kommerziell, möglichst über eine Lizenz nutzen wegen der Datenschutzprobleme). Läuft recht stabil auch bei größeren Gruppen, Installation einer App/Software empfohlen, Nutzung im Browser möglich.

Legen Sie sich als Plan B immer einen zweiten digitalen Raum an, in den Sie bei Problemen umziehen können. Kommunizieren Sie das am besten vorher den Teilnehmer/innen offen. So können Sie im Fall der Fälle schnell weitermachen.

Tools für asynchrone Formate§ 

Für Vorab-Aufzeichnungen empfehlen wir folgende Tools und Hinweise:

Moderation der Diskussion: Tipps für Chairs§ 

Gerade bei Formaten, die nicht nur von Ihnen und Ihren Referent/innen viel abverlangen, sondern auch von Ihren Gästen, ist eine gute Moderation wichtig: Zur Begrüßung, zur Verabschiedung, zwischendurch.

Fragen Sie sich also, ob Sie Chairs einsetzen oder besser selbst moderieren und die Sprecher*innen vorstellen sowie die Diskussion leiten. Hier ist auch auf die Technik zu achten.

  • Machen Sie vorher Sound- und Bildchecks.
  • Zeigen Sie Ihren Sprecher/innen, wie sie den Präsentationsmodus einschalten/Bildschirm teilen, einen digitalen Pointer nutzen, ggf. auf Webseiten wechseln etc.
  • Schauen Sie regelmäßig in die Chats (interne und allgemeine Chats). Lassen Sie die Gäste möglichst im Chat Fragen stellen, dann müssen Sie nicht immer das Audio der Gäste aktivieren/deaktivieren. Lesen Sie die Fragen vor oder lassen Sie die Sprecher*innen die Fragen wiederholen, nicht immer sehen alle, was gefragt wurde.
  • Alternativ können Sie für die Diskussion parallel ein Pad zur Verfügung stellen - auch für Links, Antworten und Hinweise anderer etc.
  • In kleineren Runden: Regeln aufstellen, z. B. Handzeichen/Melden bei Gesprächsbeitrag

Pausengestaltung§ 

  • Machen Sie Pausen, genauso wie bei Präsenzveranstaltungen.
  • Sie können für ein Miteinander und fachlichen Austausch sorgen, indem Sie Chaträume für die Teilnehmer/innen bereitstellen.
  • Tools wie Adobe Connect erlauben das Abspielen von Musik, Videos, Bildergalerien in der Pause. Da können Sie auf neue Projekte, Publikationen, Imagevideos, kommende Veranstaltungen usw. hinweisen.

Denkanstöße§ 

Wenn Sie eine Konferenz digital durchführen, kostet das ein Mehr an Zeit - Ihre Arbeitskraft. Zeit, die Ihnen für Forschung, Lehre, Verwaltung, Gremienarbeit etc. fehlt. Das ist gerade bei befristeten Verträgen nicht zu unterschätzen. Es wird zwar billiger werden, weil Sie keine Reisekosten, Catering und Raummieten aufbringen müssen (dafür vielleicht Programmlizenzen, Hardware, Hilfskraftmittel), aber Anträge (und damit auch potentielle Einwerbungen) werden nicht in gleichem Maße vorhanden sein wie bei einer Präsenzveranstaltung.

Digitale Formate sind kein Ersatz für Präsenzformate. Sie sind anders. Sie können manche Dinge besser als Präsenzformate. Manche aber auch nicht. Wenn gerade das Miteinander und der informelle Austausch den Reiz Ihrer Veranstaltung ausmachen, dann sollten Sie vielleicht besser ein Präsenzformat ausrichten. Fragen Sie im Zweifelsfall vorab Ihre Fachcommunity auf Verteilern oder in Social Media für ein Stimmungsbild.

Wenn man sich nicht physisch treffen kann, gibt es keine Kaffeeschlangen in der Pause, keine Exkursionen, keine Konferenztaschen mit Mappen und Flyern, keine Büchertische der Verlage. Das lässt sich digital kaum ersetzen. Die Büchertische und die Werbung in den Mappen sind in der Regel Möglichkeiten, wo Verlage und andere Firmen und Institutionen werben können und was Teil Ihrer Finanzierung darstellt. Überlegen Sie, bezahlte Anzeigen ins Programmheft aufzunehmen (aktives Sponsoring), kleine Filme der Sponsoren in den Pausen zu zeigen, sich in virtuellen Welten wie Spatial, Mozilla Hubs oder Gathertown in Form von Avataren zu treffen. Hier sind kreative Lösungen gefragt.

Nach der Veranstaltung§ 

Gerade, wenn Sie ein neues Format ausprobieren, freuen sich Ihre Gäste über eine Follow-Up-Nachricht im Nachgang mit der Frage, wie es ihnen gefallen hat.

Sie können eine solche Frage nach Feedback/Umfrage verbinden mit einer Newsletteranmeldung, Hinweis auf Folgeveranstaltungen, Hinweis auf Spenden/Vereinseintritt - und natürlich auf Handouts, Präsentationen, Fotos etc. zu den Vorträgen verweisen.

Die Beiträge lassen sich vielleicht als Videos zugänglich machen, Präsentationen teilen. Sprechen Sie dazu mit ihren Referent*innen, ob sie dem zustimmen. Ggf. passwortgeschützt in einem Portal oder auf Ihrer Website.

Wenn Sie die Beiträge Ihrer Veranstaltung publizieren, schreiben Sie Ihren Autor*innen die Richtlinien und die Deadline dafür.

Teilen Sie Ihre Erfahrungen auf Social Media oder schreiben Sie einen Blogbeitrag. Ihre Kolleg*innen freuen sich über Ihre Erfahrungen!